La valorisation des données pour la réussite éducative
Depuis 1979, les centres de services scolaires de la Montérégie et de l’Estrie collaborent afin d’échanger sur divers enjeux et s’entraider. À travers cette relation de longue date, a émergé en 2022 la Communauté de pratique en valorisation de données Montérégie-Estrie (CDPVD).
Au fil des ans, nos organisations s’adaptent et évoluent, notamment en gestion de l’éducation par la culture de la donnée. Vivant des défis communs à l’égard des données, la CDPVD Montérégie-Estrie a vu le jour, un regroupement régional de 13 centres de services qui unissent leurs forces pour y répondre. Mettant en commun des ressources humaines, financières et technologiques, notamment en matière d’intelligence artificielle et d’affaires, nous optimisons le soutien à la réussite des élèves.
Concrètement, nos équipes se penchent à développer des tableaux de bord, des outils prédictifs et des solutions informatiques sur divers besoins tels que :
Notre pratique collaborative innovante procure plusieurs avantages dont le partage des actifs technologiques, qui engendre une réduction du coût de développement, une mutualisation des ressources et un développement d’expertise, amenant des gains d’efficience en plus de bénéficier d’une meilleure résilience opérationnelle.
L’utilisation de la méthodologie de l’intelligence artificielle et d’affaires à notre contexte d’éducation permet de générer un grand nombre de données.
Par exemple, un outil a été développé permettant de prédire les élèves qui risquent, du jour au lendemain, de s’éloigner des bancs d’école. Utilisant l’intelligence analytique avancée, cet outil a la capacité d’analyser plus de 1500 variables se regroupant sous cinq grandes catégories : 1) le profil scolaire, 2) le comportement, 3) la performance, 4) l’aspect sociodémographique et 5) l’assiduité. Les résultats permettent de dégager différents profils et d’évaluer le risque de dérochage à partir du 3e cycle de l’école primaire et d’y associer des interventions préventives.
Auparavant, les gestionnaires faisaient des constats et des analyses sur des données du passé datant souvent de plus de deux ans, tel un rétroviseur. Aujourd’hui, notre technologie permet de mieux guider vers l’avenir comme une réelle carte routière grâce aux tableaux de bord qui résument les données pour fin d’analyse. Ils permettent d’accompagner la prise de décision pour les gestionnaires d’établissement d’enseignement ou de services et d’être proactif et précis dans les stratégies.
Les tableaux de bord permettent de cumuler des données sur le cheminement global de l’élève dans son parcours scolaire. Cette vision du parcours de l’élève en continue permet d’intervenir de façon précoce. Ainsi, les suivis sont plus précis et personnalisés et permettent que la gestion en éducation soit au profit de la réussite de l’élève dans son parcours scolaire. Si avant nous parlions de lutte contre le décrochage scolaire, aujourd’hui il est possible de parler de prévention.
2017 : Besoin d’un Centre de services scolaire d’obtenir des données en persévérance scolaire.
La volonté de mieux cibler les élèves à risque de décrocher de leur parcours académique était au cœur des préoccupations au CSS du Val-des-Cerfs. Mettre l’intelligence artificielle au service de la persévérance scolaire et s’en servir pour prévenir le décrochage scolaire est un projet qui longtemps mûrit dans la tête de l’ancien directeur général, Eric Racine. En collaboration avec des experts et des utilisateurs du milieu, M. Racine a dirigé la création d’un outil numérique utilisant l’intelligence artificielle permettant de mieux cibler les parcours à risque et ainsi, détecter rapidement les jeunes qui présentent des signes avant-coureurs d’un possible décrochage. Au cours de l’année scolaire 2017-2018, un projet pilote a débuté.
2018 : Création du premier modèle prédictif (persévérance scolaire) en liant l’intelligence artificielle à des variables précises du milieu scolaire.
2019 : Présentation du modèle prédictif au ministère de l’Éducation du Québec (MEQ) et de la Commission d’accès à l’information (CAI).
2020 : Projet pilote de six centres de services scolaire en collaboration avec le MEQ.
En novembre 2020, le ministère de l’Éducation décide d’appuyer le projet et collabore avec les équipes du CSS du Val-des-Cerfs dans le but de valider, reproduire et exporter le projet auprès de cinq autres centres de services scolaires de toutes tailles : le CSS Vallée-desTisserands, le CSS des Chênes, le CSS des Hauts-Cantons, le CSS des Grandes-Seigneuries, le CSS des Hautes-Rivières et de CSS des Trois-Lacs.
Pour réaliser le projet, M. Racine s’est entouré d’une équipe multidisciplinaire d’experts qui a œuvré en collaboration avec les équipes du CSS du Val-des-Cerfs. Des intervenants et professionnels du milieu de l’éducation, des spécialistes de l’analyse de données de l’intelligence artificielle, ainsi que des experts dont Eric Marcotte (Lead Data Scientist chez Stratemia) et Michèle Desrosiers (Ancienne associée chez Raymond Chabot Grant Thornton), ont participé à la mise en œuvre du projet. Les regards croisés de ces divers experts et les spécialistes de l’éducation ont permis de créer des tableaux de bord et outils prédictifs en utilisant l’intelligence artificielle adapté au contexte de l’éducation.
2021 : Dépôt d’une proposition d’un Centre d’expertise.
Après quatre ans, un premier tableau de bord permettant de diagnostiquer la persévérance scolaire chez les élèves a vu le jour. Ayant comme objectif le partage des connaissances, celui-ci est déployé dans les centres de services scolaires ciblés. Les données, recueillies de manière sécuritaire et respectueuse de la confidentialité des élèves et des milieux, permettent d’assurer un taux de fiabilité dépassant la barre des 90 %. L’outil peut actuellement traiter plus de 1 500 variables qui permettent de prévoir si un élève est à risque de décrocher de son parcours académique.
Une proposition de structure interrégionale de collaboration, via la création d’un pôle d’expertise, est fait auprès du MEQ, afin de mutualiser des ressources et des actifs au sein des centres de services scolaire du Québec.
2022 : Démarrage du Centre d’expertise, la Communauté de valorisation des données Montérégie-Estrie (CDPVD), comptant sept centres de services.
Création de divers tableaux de bords répondants aux besoins (10).
2023 : Évolution de la CDPVD regroupant au total 13 centres de services scolaire.
En août 2023, Alain Tardif devient le premier directeur de la CDPVD et assume à temps plein la gestion. Quant à Suzie Vranderick, directrice générale du CSS de la Vallée-des-Tisserands, elle succède à M. Racine en tant que leader du projet.
En septembre 2023, le projet de la CDPVD « L’Intelligence artificielle au service de la persévérance scolaire » est demi-finaliste au prix d’excellence de l’administration publique en éducation.
En octobre 2023, un déploiement des accès aux divers tableaux de bords et outils prédictifs (open source) est fait à la grandeur du Québec.
En novembre 2023, un mois après le déploiement, 36 centres de services sur 72 au Québec ont demandé un accès aux outils développés (44 %).
Non. Le C-TB est la plateforme qui permet aux organisations telles que des communautés de pratiques, centres d'expertises, centres de services scolaires, commissions scolaires, etc., de partager la documentation et les transformations (code, programme, procédures, définitions, etc.) pour les tableaux de bord qu'elles utilisent et développent afin d'en faire bénéficier le réseau. Le C-TB est une initiative qui provient de la communauté de pratique de la Montérégie Estrie (CDPVD ME) qui a mandaté une firme externe afin de le concevoir et le déployer.
Oui. Le coeur du comptoir de partage est gratuit et ouvert à tous. Toutefois, il est de la responsabilité des CSS/CS de les déployer et de les maintenir. Évidemment, cela peut engendrer des coûts selon la réalité de votre organisation : par exemple il est possible que vous deviez débourser pour le temps de travail de déploiement, de l'infrastructure TI, de l'accompagnement d'experts, etc., toujours selon vos besoins internes.
Non. L'utilisation du code des tableaux de bord sur le comptoir de partage vient avec une licence de type « open source ». La licence utilisée est : « GNU Affero General Public Licence v3.0 ». Essentiellement, cette licence exige le partage sans rétribution financière du code source de tout produit dérivé du comptoir.
Non. La CDPVD Montérégie Estrie n'offre aucun accompagnement technique pour l'utilisation des tableaux de bord disponibles dans le C-TB. Les organisations qui souhaitent utiliser les TDB doivent elles-mêmes mettre en place les ressources nécessaires à cet effet ou faire appel à des experts afin de les accompagner dans l'atteinte de leurs objectifs. Comme le comptoir est une initiative de collaboration interrégionale, nous invitons les organisations à contribuer à la documentation afin d'aider d'autres CSS et faciliter le déploiement.
Non. Les TDB disponibles ne sont pas des solutions uniques. 90% du travail a été réalisé, mais pour que les TDB soient pertinents et adaptés à votre organisation, il faut vous assurer que les règles d'affaires soient bien définies et configurées selon votre réalité. Le comptoir a été conçu pour que les organisations puissent l'adapter à leur réalité. Tous les codes sont disponibles et par conséquent, tout peut être adapté.
Oui. Les TDB du comptoir ne requièrent aucun outil en particulier, même s'ils sont actuellement plus axés sur PowerBI et sur certaines bases de données communes dans le réseau. Ultimement, des bases de données de solutions « maison » connectées à un logiciel d'intelligence d'affaires tel que Tableau plutôt que PowerBI pourrait être déposées dans le comptoir sans aucun enjeu.
Oui. N'hésitez pas à les soumettre dans une branche du dépôt du comptoir. La communauté sera en mesure de collaborer pour les intégrer selon ses besoins, priorités et capacités.
Non. Pour des raisons de sécurité et d'efficience, la majeure partie des transformations sont effectuées avant d'être déposées dans les tableaux de bord afin de suivre les meilleures pratiques de l'industrie. Le comptoir vous permet de valoriser ces transformations à travers d'autres outils. Les gabarits de tableaux de bord PowerBI peuvent aussi simplement vous servir de source d'inspiration pour vos besoins analytiques.
Oui. Il est possible, et même encouragé, de signaler tout problème ou enjeu potentiel sur la plateforme. Rendez-vous sur le lien du comptoir et rédiger votre «ticket». Voici la procédure pour le faire : Identification d'un problème.
Non. Le comptoir ne contient aucun renseignement personnel ni donnée en tant que tel. Vos données seront disponibles dans les tableaux de bord seulement lorsque vous les aurez déployés dans votre environnement, selon les normes de sécurité en vigueur.
Nous constatons que de nombreuses organisations développent des tableaux de bord similaires. Ce sont donc des investissements considérables en temps et efforts qui sont dupliqués dans chaque CSS/CS. Le principal avantage est donc de pouvoir bénéficier du travail d'autres CSS/CS et économiser environ 90% des coûts de développement. Toutefois, il est nécessaire de former vos équipes aux bonnes pratiques et aux technologies utilisés dans le comptoir de partage pour vous assurer d'en profiter pleinement.
Oui. Vous pouvez la consulter à l'adresse suivante : https://docs.dashboards-store.sciance.ca/
Non. La documentation est aussi supportée par la communauté et vous êtes invités à y contribuer de façon volontaire.
Non. Le comptoir contient seulement la couche visuelle et le code des transformations des données. Vous devez donc disposer de modèles prédictifs préalablement déployés dans votre organisation afin que ce tableau de bord soit pertinent.
Non. Le comptoir contient seulement la couche visuelle et le code des transformations des données. Vous devez donc faire un exercice préalablement organisationnel afin de déterminer vos orientations et définir vos indicateurs clefs de performance.